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Zero Inbox: Wie du dem „Nicht-ausgelastet“-Verdacht entgegen wirkst

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Zero Inbox: Marketing in eigener Sache

Zero Inbox: Marketing in eigener Sache

In dem Beitrag „Worauf es bei der Zero Inbox ankommt“ habe ich beschrieben, warum das Entscheiden die wichtigste Fähigkeit ist, um dein E-Mail-Eingangspostfach dauerhaft frei zu halten.

Heute gehe ich auf eine spezielle Erfahrung ein, die mit einer erfolgreich praktizierten Zero Inbox einher gehen kann. Denn in der Arbeitswelt eines Angestelltenverhältnisses können die Reaktion unserer Mitmenschen ganz unterschiedlich ausfallen – und nicht immer zu unserer Freude und zu unserem Vorteil.  

Neben den Menschen, die sich eher bewundernd oder auch neugierig äußern („Oh, hätt’ ich ja auch gern“, „Wow, wie bekommst du das denn hin?“) und neben den eher desinteressiert-achselzuckenden Zeitgenossen („Aha“), kann es Menschen geben, die das strahlend leere Postfach negativ interpretieren.

 „ …. hat wohl nicht genug zu tun“

Die damit verknüpften Annahmen lauten ungefähr so: Wenn eine Person nur wenige oder gar keine E-Mails im Eingangspostfach hat, dann bekommt diese Person auch nur wenige E-Mails. Und wer in diesen arbeitsreichen Zeiten nur wenige E-Mails erhält, während doch alle über ihr überquellendes Postfach stöhnen, der ist nicht genug mit Aufgaben betraut.

In Zeiten von Umstrukturierungen, hohen operativem Druck, unbezahlten Überstunden, hart umkämpften Ressourcen können Verdachtsmomente wie diese echt kritisch sein. Und in der Regel fällt so eine negative Interpretation auch nicht einfach so vom Himmel. Sie kann Indiz dafür sein, dass in punkto Arbeitsklima bereits etwas im Argen liegt.

Gegen diesen „Nicht-ausgelastet“- Verdacht hilft:

Aktive Kommunikation der eigenen Zero Inbox-Praxis 

Deine zentrale Botschaft lautet:

  • Die Zero Inbox ist das Ergebnis einer effizienten Art und Weise der E-Mail-Bearbeitung.
  • Zero Inbox ist eine Leistung, die Klarheit über Ziele und Prioritäten, Entscheidungsfähigkeit, Übung und Disziplin braucht.

Das sagst du natürlich nicht so wörtlich. Denn das liest sich ja wie aus einem BWL-Buch, ich weiß. Lass‘ uns anschauen, was du wie sagen kannst … und zu welcher Gelegenheit.

Das Leben bringt die meisten Gelegenheiten zur Kommunikation oft mit sich

Eine Zeitlang habe ich eng mit einer Kollegin zusammen gearbeitet, die eine wahre „Delete-Tasten-Königin“ war. Effizient arbeitete sie ihr Postfach ab, traf schnelle Entscheidungen und was nicht relevant war, wurde sofort gelöscht. Ich selbst hatte mein Postfach schon immer gut im Griff. Fast unnötig zu sagen, dass wir gut zusammen gearbeitet haben, wir waren ein echtes Dream-Team.

Eines Tages setzte sich im Rahmen einer Besprechung eine Kollegin aus einer anderen Abteilung zu uns an den Schreibtisch. Während des Gesprächs fiel ihr Blick erst auf den einen, dann auf den anderen Monitor. Zufälligerweise hatten meine Kollegin und ich gerade beide unsere Posteingangsfächer geöffnet. Erstaunt sagte sie: „Ey Mädels, sagt mal, habt ihr nix zu tun? Also, mein Postfach sieht anders aus“.

Das war eine wunderbare Steilvorlage, ihr unsere Arbeitsprinzipien zu erklären.

  • „Nein, nein, Arbeit haben wir reichlich, wir arbeiten unsere Mails nur sehr bewusst ab“.
  • „Ja, was heisst das denn?“
  • „Schau mal: Alle eintreffenden E-Mails werden dreimal Mal am Tag entweder sofort bearbeitet oder, wenn es umfangreiche Aufgaben sind, in einen anderen Ordner verschoben und auf der To-Do-Liste notiert. So haben wir übrigens auch eine gute Übersicht über unsere Arbeitsaufträge. …“

Proaktive Kommunikation der Zero Inbox mittels einer Formel

Aber nicht erst, wenn jemand über dein Eingangspostfach eine Bemerkung macht, sondern schon, wenn jemand die leere Inbox registriert (und nichts sagt), bietet es sich an, an dieser Stelle proaktiv zu kommunizieren. Insbesondere wenn dieser Mensch aus einer anderen Abteilung kommt, wenig Einblick in deine Arbeit hat und wohlmöglich in die eigene Abteilung zurück geht mit den Worten „Die da drüben haben nichts zu tun“.

Eine „Kommunikationsformel“, die dich in solchen Situationen unterstützen kann, um ins Gespräch zu kommen, lautet:

Beobachtung – Statement – Frage

„Ich sehe gerade, dass du meine Zero Inbox entdeckt hast. (Beobachtung) Ich habe bestimmte Prinzipien, nach denen ich mein Postfach bearbeite, so dass es so schön übersichtlich ist. (Statement) Hast du von dem Zero Inbox-Prinzip schon mal gehört?“ (Frage)

So einen Einstieg in ein Gespräch kannst du dir auch vorher zurecht legen, damit du in der Situation schnell reagierst. Wichtig ist, dass du dein Wording findest, das der betrieblichen Situation angemessen ist. (In der Schweiz duzt man sich im Job fast ausschliesslich – deshalb sind meine Beispiele alle in der Du-Form). 

Kantine, Tür- und Angelgespräche, vor oder nach Besprechungen

Es bieten sich im Job zahlreiche weitere Gelegenheiten, die Zero Inbox einfliessen zu lassen. Dabei geht es nicht darum, eifrig missionieren zu gehen und zu einem obernervigen Arbeitskollegen zu werden, der es schafft, jede Gesprächssituation auf sich und seine Anliegen zu ziehen.

Wenn am Mittagstisch eine Kollegin klagt, dass sie die Übersicht über ihre E-Mails zu verlieren droht, kannst du schauen, ob es angemessen ist, deine Erfahrungen beizusteuern: „Ah ja, du kämpfst also ziemlich mit deinen E-Mails. (Beobachtung) Ich habe ganz gute Erfahrungen mit der Zero Inbox. (Statement) Kennst du das? (Frage)“.

Welche Erfahrungen hast du mit der Zero Inbox im Arbeitsumfeld gemacht?

 

6 Kommentare

  1. Interessanterweise ist mein Posteingang in der Arbeit immer leer, nur zu Hause schaffe ich das nicht. Da muss ich mir noch Gedanken machen, woher der Unterschied kommt.

    lg
    Maria

    • Lach … das kenne ich, das war bei mir phasenweise auch immer mal wieder der Fall.

      Ich glaube, das liegt an der inneren Haltung. Es ist halt doch ein Unterschied, ob du im Büro oder wo auch immer bist und dort deine beruflichen Mails bearbeitest oder ob du daheim im privaten Umfeld die Mails deiner Freunde liest.

      Liebe Grüsse von Frau Momo

  2. Was mich persönlich oft überrascht, ist der Sachverhalt, dass eigentlich ganz wenige Leute dieses Konzept anwenden. Wenn ich die Mail-Clients meiner Kollegen sehe, stellen sich mir die Haare zu Berge. Da wird nichts aussortiert, gelöscht oder archiviert. Alles steht im Posteingang wie eingegangen. Das würde mich wahnsinnig machen. Obiges hat mir gegenüber noch niemand ausgesprochen, aber ich spüre es oft an den Blicken. Bisher habe ich mich innerlich noch nicht aufgefordert gefühlt, meine Inbox mit vereinzelten Mails zu erklären. Vielleicht liegt es aber auch daran, dass auch das Gegenteil nicht verborgen bleibt. Wenn man den ganzen Tag auf Terminen war und erst abends an die Mails kommt, ist meine Inbox das Gegenteil von Zero.

    • Hallo Marco

      Eine Frau hat mir per E-Mail geschrieben, dass mein Beitrag „Worauf es bei der Zero Inbox ankommt“ sie inspirierte, sich an ihr Eingangspostfach zu setzen und über 700 Mails (!!!) zu löschen. Sie hatte zuvor – wie du schreibst – alle eingehenden Mails einfach so stehen lassen.

      Und klar, eine Zero Inbox ist ja nicht immer zero, ganz im Gegenteil, ich bin immer wieder verblüfft, wie rasend schnell sich mein Postfach stets wieder füllt. Und wenn ich dann daran denke, dass es Menschen gibt, die alle Mails standardmässig im Eingangspostfach so stehen lassen, wird mir schon anders.

      Herzlicher Gruss von Frau Momo

      P.S. Ich lese deine Tweets gerne!

  3. Löschen tut gut – und seit mein Mail-Postfach vor einigen Wochen mal abstürzte und etliche Mails einfach verschwunden waren, ich erst in Panik ausbrach, dann feststellte, dass ich überlebte, bin ich – was Mails löschen angeht – deutlich entspannter und zuweilen geradezu übermütig.

    Danke, Frau Momo, für deinen immer wieder inspirierenden Blog
    Sybille

  4. Liebe übermütige Sybille ;o)

    Ja, manchmal ist die Vor-Stellung in unserem Kopf, was alles passieren könnte, wenn man E-Mails endgültig löscht, viel schlimmer als das, was dann in der Realität passiert: Nämlich gar nichts.

    Freilich schau‘ ich genau hin, welche E-Mails im Delete-Datenorkus ihr zukünftiges Leben fristen müssen.

    Dein Bericht vom Total-Absturz lässt mein Herz doch etwas aufgeregt höher schlagen, weil ich Archivordner in meinem E-Mail-Account habe, die ich doch vermissen würde. Vielleicht sollte ich mich einmal mit dem Thema „Back up“ beschäftigen …

    Es freut mich ausserordentlich, dass du meinen Blog als inspirierend bezeichnest!

    Liebe Grüsse von Frau Momo

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