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Worauf es bei der Zero Inbox ankommt

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zero inbox

Wenn dein E-Mail-Postfach dich arbeitet und nicht umgekehrt

Es gibt ja zahlreiche Tipps, wie man sein überquellendes E-Mail-Postfach in den Griff bekommen kann. Beispielsweise eintreffende E-Mails automatisch zu selektieren, E-Mails mit Farben zu kennzeichnen oder zahlreiche Unterordner anzulegen, um Übersicht zu schaffen. Und da ist natürlich auch der mittlerweile fast legendäre Ratschlag, alle abonnierten Newsletter einmal kritisch zu durchforsten und diejenigen konsequent abzubestellen, die man sowieso ungelesen stehen lässt.

Alle diese Techniken sind – je nach Kontext, in dem sie eingesetzt werden – durchaus sinnvoll. Und zugleich entbinden sie uns nicht von der einen wichtigen und eigentlich wirksamen Tätigkeit: Dem Entscheiden. Zu Entscheiden, was mit einer E-Mail, was dem Inhalt einer E-Mail geschehen soll. Ich bin überzeugt: Mit einem guten Entscheidungsmanagement kann man auf die eine oder andere Selbstorganisationstechnik verzichten – oder sie eben noch gezielter und damit effizienter einsetzen.

E-Mails sind wie Menschen, die an der Haustür klingeln

Eine E-Mail landet in unserem Postfach. Das ist wie ein Anklopfen an unsere Haustür. Und wenn jemand an unsere Haus- oder Wohnungstür klopft und um Einlass bittet, müssen wir sofort entscheiden: Lassen wir den rein? Dazu müssen wir binnen kürzester Zeit viele Informationen erfassen und verarbeiten: Wer ist die Person, die anklopft? Welches Anliegen hat sie? Womit bin ich gerade beschäftigt? Kann ich die Person bitten, später wiederzukommen? Was passiert, wenn ich sie ganz und gar abwimmle?

Ganz wenig Sinn macht es – um bei dieser Analogie zu bleiben – die anklopfende Person einfach vor der Tür stehen zu lassen und vielleicht höchstens noch einmal einen vorsichtigen Blick durch den Spion zu werfen. Aber nichts anderes tun wir, wenn wir unsere eingehenden E-Mails nur einmal eben so durchscannen, uns die wichtigsten oder dringenden heraus picken und den großen Rest einfach so stehen lassen. Bis das Eingangspostfach so überquillt, dass wir runterscrollen und uns seitenweise durchklicken müssen …

Die „Zauberformel“ für eine Zero Inbox lautet: Bei jeder E-Mail eine Entscheidung treffen, wie mit ihr verfahren werden soll. Und erst dann zur nächsten E-Mail (zum nächsten „Anklopfer“) weiter gehen.

Puh, denkst du jetzt vielleicht. Wie soll ich denn so schnell Entscheidungen treffen?

Ja, das stimmt, diese Zauberformel ist simpel, aber nicht einfach. Es braucht Übung und echte Disziplin, bei jeder E-Mail eine bewusste Entscheidung zu treffen, was mit ihr geschehen soll und dann erst zur nächsten E-Mail weiter zu gehen.

Zwei Dinge sind dabei hilfreich:

1 Entscheidungsraster im Kopf

Wie wir mit einer E-Mail verfahren, hängt ja von einer Vielzahl von Faktoren ab: Absender, Inhalt, Dringlichkeit, Kontext. In oft schnelllebigen wie auch komplexen Alltagssituationen müssen wir also eine Menge Informationen verarbeiten. Niemand kann uns in dieser Situation mal eben die Entscheidung abnehmen, ob der Newsletter mit den neuen Schreibworkshop-Terminen bedenkenlos gelöscht werden kann oder ob wir sofort auf eine Kundenanfrage reagieren sollten.

Deshalb ist es sinnvoll, wenn wir unsere Ziele und Prioritäten klar im Kopf haben, denn dann können wir diese wie ein Entscheidungsraster nutzen. Das hilft, begründete und schnellere Entscheidungen zu fällen. (Mit so einem Raster im Kopf können wir Entscheidungen auch anderen Menschen gegenüber besser vertreten, unser Verhalten wird damit nachvollziehbar & transparent).

Wenn es beispielsweise eines meiner Ziele ist, die Qualität meiner Blog-Beiträge zu erhöhen oder wenn ich mir die Erstellung eines E-Books als nächstes Projekt auf die Fahnen geschrieben habe, dann hat die E-Mail mit den Schreibworkshop-Terminen eine Relevanz für mich. Anderenfalls kann ich sorglos die Delete-Taste drücken.

Wenn eine schnelle Reaktion in meinem Business wichtig ist oder sogar den Erfolgsfaktor schlechthin darstellt, der entscheidend zum Gelingen des Kundenkontaktes beiträgt, dann antworte ich sofort; wenn es aber eher um eine inhaltlich ausgereifte Antwort geht, wandert die E-Mail auf die To-Do-Liste.

Unser Entscheidungsraster im Kopf bewertet die eintrudelnden E-Mails nach Relevanz. Aus dieser Bewertung leiten sich im Prinzip alle weitere Entscheidungen ab. Und die E-Mails, die überhaupt keine Relevanz für uns haben, die können wir schon mal löschen. (Die Delete-Taste ist übrigens eine tolle Erfindung …)

2 Eine klare, simple Bearbeitungsregel

Angelehnt an David Allens „Wie ich die Dinge geregelt bekomme“, können wir uns zur zügigen und effektiven Bearbeitung des Postfachs an die folgende Regel halten:

Bei jeder E-Mail fragen wir uns: Ist diese E-Mail innerhalb von 5 Minuten zu erledigen?

  • Wenn ja, dann bearbeiten. Anschliessend ablegen oder löschen.
  • Wenn nein, dann wandert die E-Mail auf die To-Do-Liste. Hierzu eignet sich ein Unterordner, der z.B. @action oder @to-do heisst, dem Speicher für unsere To-Dos.

Bei einigen E-Mails (nicht bei allen!) kann man aus der 5-Minuten-Frage auch eine 5-Minuten-Challenge machen: Indem wir es uns als Ziel setzen, nur 5 Minuten für die Antwort zu verwenden. Das ist der Anreiz, schnell auf den Punkt zu kommen und kraftvolle Formulierungen zu wählen.

Damit können wir unser Postfach in den Griff bekommen.

Zwei Anregungen habe ich noch, wie das mit der Zero-Inbox gelingen kann:

Wer darauf wartet, dass er gute Entscheidungen treffen kann, kann lange warten. Wenn das Postfach uns prall gefüllt anlächelt, können wir uns ans Postfach setzen und beschließen, bei der Bearbeitung gute Entscheidungen zu fällen.

Das private E-Mail-Postfach als Übungsfeld nutzen. Die Erfahrungen mit unserem privaten Postfach werden uns ein gutes Gefühl vermitteln und ein gutes Gefühl ist wichtig, wenn wir anfangen, die Zero Inbox auch im beruflichen Kontext zu realisieren. Unser Gehirn liebt gute Erfahrungen und in kritischen, sprich: hektischen Situationen reagieren wir in instinktiv nach dem, was sich besser anfühlt.

4 Kommentare

  1. Danke für den inspirierenden Beitrag, den ich bei mir gleich rebloggt habe.

    https://wwwfundstuecke.wordpress.com/2014/09/01/wie-bekomme-ich-das-posteingangsfach-leer/

    Ich glaube, ich muss mich dem Thema wirklich mehr annehmen und nicht so halbherzig, wie ich es zuletzt gemacht habe.

    Vielen, vielen Dank!

    lg
    Maria

    • Danke für das Rebloggen, Maria

      Meine Erfahrung nach ist es hilfreich, das „Postfachbearbeiten“ mit voller Aufmerksamkeit zu machen. Ich checke mein Postfach gerne ein- oder zweimal am Tag, nicht öfters, aber dann mit voller Konzentration. Das hilft, den Fokus beizubehalten und sich nicht zu verzetteln. Wann immer ich anfange, wieder halbherzig „herumzudatteln“ (wie ich es nenne), quillt das Postfach wie von alleine wieder auf.

      Herzlicher Gruss

      Barbara

  2. Sehr gut, genau so funktioniert es!

    Was fehlt? Die Ablage und das konsequente leeren der Inbox. Bitte die Mails nicht in der Inbox archivieren.
    Darum arbeite ich mit den 3 Ordnern: Follow up and Hold und Archiv.
    -) Follow up – alles was nicht in 5 Minuten erledigt ist
    -) Hold – alles was kurzfristig nützlich ist, aber von mir keine Aktion erfordert (z.B.: Versandbestätigungen)
    -) Archiv – alles was irgendwie von dauerhaften Wert ist
    Darüber hinaus keine weiteren Ordner. Ich lasse lieber den Rechner suchen, der kann das viel besser als ich!

    lg frank

    • Hallo Frank

      Herzlichen Dank für deine Ergänzung!

      Das Thema „Umgang mit E-Mails“ ist ein weites Feld und ich wollte mich bewusst auf das Thema „Entscheiden als Kernkompetenz bei der Zero Inbox“ beschränken.

      Es beginnt ja schon mit der Frage, wie oft man seine E-Mails checkt und ob man diese auch via Smartphone abruft. Und dann der E-Mail-Knigge: Wie viel Kürze kann ich zumuten? Oder wie viel Länge? Weiterhin führen nicht alle Menschen eine To-Do-Liste oder organisieren sich mit mehreren Listen. Ja, und dann ist da noch die Ablage.

      Ich stimme dir vollkommen zu: Die Inbox sollte konsequent geleert werden. So halte ich es auch.

      Deine Ablage finde ich interessant und sinnvoll. „Hold“ spricht mich an – eben für Versandbestätigungen oder andere Vereinbarungen, bei denen ich überprüfen will, ob sie eingehalten wurden. Bei Archiv tendiere ich zu einer thematischen Ablage, aber nicht im Postfach, sondern auf dem Rechner. Quillt dein Archiv nicht über?

      Herzlicher Gruss

      Barbara

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