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Superbuch-Guide für unerschrockene Handschriftliche (Teil IV)

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Für den vierten Teil der Serie „Superbuch-Guide für unerschrocken Handschriftliche“ steht ein komplexes Thema auf dem Programm:

Das systematische Durcharbeiten und Organisieren des Notierten

Für alle, die neu beim Superbuch-Guide mitlesen: Zuvor habe ich im Teil I die beiden grundsätzlichen Prinzipien eines Superbuchs beschrieben. Zudem bin ich der Frage nachgegangen, warum ein Superbuch auch in digitalen Zeiten ein sinnvolles Arbeitstool ist. Teil II widmete ich den verschiedenen Anschaffungskriterien bei dem Kauf eines neuen Superbuchs. Und in Teil III listete ich zahlreiche Möglichkeiten auf, sich effektiv Notizen zu machen.

Was macht das Thema „Durcharbeiten und Organisieren des Notierten“ so komplex? Zum Selbstmanagement gehört natürlich nicht nur das Superbuch. Beim Durcharbeiten und Organisieren unserer Notizen berühren wir zwei weitere zentrale Bereiche des Selbstmanagements:

  • Zum einen gibt es noch andere Informationsquellen, auf die wir uns im Superbuch beziehen bzw. die eine Relevanz für bereits Notiertes haben: Z.B. E-Mails, Briefpost und weitere Gegenstände (Visitenkarten, Einladungen, Flyer, Belege, …).
  • Zum anderen kommen beim Durcharbeiten und Organisieren des Notierten verschiedene weitere Tools der Selbstorganisation zur Anwendung wie z. B. digitale wie auch physische Ablagesysteme, Kalender oder Software zum Management von Ideen, Aufgaben, Kontakten & Adressen, Texten (z.B. Wunderlist, Instapaper, Scivener, Outlook, WordPress, MS Word)

Dies alles gilt es zu koordinieren und gleichzeitig seinen Fokus nicht zu verlieren, was eine ziemliche Herausforderung sein kann. Deshalb an dieser Stelle die grundsätzliche Empfehlung: „Bastel Dir kein komplexes System und verzichte darauf, ständig die neuesten Tools auszuprobieren. So lustig das ist, so zeitverschwendend ist es auch“ (Leo Babauta in „Zen to Done“). So viel wie nötig, so wenig wie möglich – das ist mein Motto in puncto Selbstorganisations-Tools.

Beispielhaft werde ich meinen eigenen Prozess des Durcharbeitens und Organisierens der Superbuch-Notizen aufzeigen. Zunächst geht es um das Superbuch im täglichen Gebrauch, dann um das systematische wöchentliche Durcharbeiten. 

Das Superbuch im täglichen Gebrauch

Tägliche Überarbeitung: To-Do-Listen

Meine To-Do-Listen passe ich täglich an. Während des Tages streiche ich die Aufgaben durch, die ich erledigt habe. Die Aufgabe(n), die unerledigt geblieben ist/sind,

  • übertrage ich auf den nächsten Tag/auf einen der nächsten Tage und streiche sie durch oder
  • ich lasse sie stehen und markiere sie mit einem Leuchtstift. Im Rahmen der wöchentlichen Überarbeitung schaue ich mir die Aufgabe dann erneut an und entscheide, was mit ihr geschieht.
Erledigtes kennzeichnen

Alles, was ich erledige oder in andere Form übertrage, kennzeichne ich. Das ist ein wichtiger Schritt, auch wenn er sich wieder etwas profan anhört. Aber wenn man das Erledigte nicht kennzeichnet, arbeitet man sich stets aufs Neue durch seine bereits „verbrauchten“ Notizen. Und das kann es ja nicht sein. Also: Durchstreichen, einen Haken an den Rand setzen oder mit Leuchtstift einen Haken machen.

Das Notierte systematisch durcharbeiten und organisieren

Dies sind meine zwei wesentlichsten Empfehlungen im Überblick:

  1. Regelmässig & häufig durcharbeiten
  2. Entscheiden: Was soll mit dem Eintrag geschehen?
    1. In den Müll
    2. Reifen lassen
    3. Übertragen/Speichern
    4. Konkrete Schritte/Projekte organisieren
1. Regelmässig & häufig durcharbeiten

Ich arbeite mein privates Superbuch jeden Sonntag durch. Das ist mir ein liebgewordenes Ritual (und ich finde Rituale ja richtig sexy). So gehe ich zentriert und aufgeräumt in die neue Woche.

Im Job kann – beispielsweise in intensiven Projektphasen –  alle zwei bis drei Tage ein Durcharbeiten erforderlich sein.

Warum das regelmässige und vor allem häufige Überarbeiten so wichtig ist:

  • Ich habe es schon einmal erwähnt: Wir vergessen Ideen. Wir vergessen sie sogar, wenn wir einen Eintrag gemacht haben. Durch ein regelmässiges und häufiges Durcharbeiten rufen wir uns unsere Ideen zeitnah in Erinnerung, nämlich dann, wenn sie in unserem Lebenskontext noch aktuell sind. Zudem haben wir bisher jeden Input gleich behandelt. Jede Idee kam ins Superbuch. Nun findet eine  zeitnahe Bewertung der Idee statt und diese ist wichtig.
  • Das Durcharbeiten ist zugleich Sondierung, eine Phase der inneren Sammlung und Ausrichtung. Wir halten Rückschau, ziehen Bilanz und planen die nächsten Schritte. Wir stellen sicher, dass wir auf unserem Kurs bleiben und den Überblick behalten. Wie ein Kapitän, der den Kurs seines Schiffes regelmässig kontrolliert und aktuellen Geschehnissen anpasst. Sonst laufen wir Gefahr, uns im Alltagstrubel zu verlieren.
2. Entscheiden: Was soll mit dem Eintrag geschehen?

Ich gehe alle Einträge durch, die als unerledigt oder als „reifend“ gekennzeichnet sind. Nicht nur die der letzten Woche, sondern auch die der voran gegangenen Wochen. Ich gehe einem Eintrag nach dem anderen durch. Bevor ich zum nächsten Eintrag gehe, treffe ich eine Entscheidung. Ich frage mich bei jedem Eintrag: Was soll damit geschehen? Gibt es etwas zu tun? Idealerweise passt jeder Eintrag in eine der folgenden Kategorien:

In den Müll – Ideen, die bestimmt nicht weiter verfolgt werden; Sachen, die sich von selbst erledigt haben (ja, die gibt’s); To-Dos, die nicht mehr aktuell sind. Abhaken/streichen.

Reifen lassen – Wenn ich mir unsicher bin, dann lasse ich die Idee einfach stehen und markiere sie farbig.

Die Fähigkeit, Einträge unbearbeitet stehen lassen zu können, gehört für mich zu den wichtigsten Kompetenzen im Superbuch-Management. Vielleicht hört sich dies auf Anhieb weder zielführend noch entscheidungsfreudig an. Doch ich glaube, „gute“ Entscheidungen, die zum Ziel führen, sind stimmige Entscheidungen, bei denen Kopf & Bauch harmonieren. 

Eine ganzheitliche Selbstorganisation zu leben, dazu gehört, dass es Ideen gibt, die sich (noch) nicht kategorisieren und einordnen lassen, die in der Luft hängen, bei denen man sich noch unschlüssig ist, was man damit anfangen möchte und wie weiter mit ihnen zu verfahren ist, zu denen wir noch kein Gefühl haben, die wir erst einmal parken. Manchmal braucht es halt mehrere Rückmeldeschleifen zwischen Kopf und Bauch, bis man Klarheit darüber hat, wo’s lang geht.

Die Hauptsache ist, dass die Ideen erfasst wurden (und zwar vollständig, so dass der ganze Gedankengang dokumentiert und auch ausserhalb des Kontext vollziehbar ist). Deshalb macht es Sinn (und Spass) in Superbüchern regelmässig und häufig zu blättern und sich alle „reifenden“ Einträge immer wieder vorzunehmen.

Übertragen/Speichern – Übertragungen sind in der Regel einfach:  

  • Kontaktdaten werden im Smartphone oder im E-Mail-Adressbuch festgehalten
  • Textfragmente in Srivener oder in einer Word-Datei
  • Ideen für Blog-Beiträge in Wunderlist  
  • ….

Konkrete Schritte/Projekte organisieren – Hier geht es um To-do-Listen und um Projektlisten. Bei mehr als zwei Schritten lohnt es sich, eine eigene Projektliste erstellen. Ich halte mich bei den To-do-Listen an die Regel, den nächsten Schritt zu definieren. Dies ist für mich die Regel für das Organisieren und Umsetzen von Vorhaben oder Projekten schlechthin.

Ein einfaches Beispiel hierzu: Es ist ein Unterschied, ob ich auf eine To-do-Liste schreibe

  • Geburtstagspräsentation Onkel Manfred (Sprich: Mich um die Geburtstagspräsentation von Onkel Manfred kümmern)

oder ob ich die konkreten nächsten Schritte definiere und terminiere:

  • Grobentwurf für die Präsentation erstellen (Skizze)
  • Fotos vom Dachboden holen
  • Tante Claudia besuchen: Fotos mit ihr zusammen durchsehen und den Präsentationsentwurf besprechen, neue Ideen einfügen
  • Ausgewählte Fotos einscannen
  • Präsentation erstellen
  • Generalprobe mit Tante Claudia

Den nächsten Schritt zu definieren steigert zum einen die Produktivität, zum anderen verleiht es Ruhe, weil aus einer diffusen Aufgabe („sich um die Präsentation kümmern“) konkrete, terminierte Schritte geworden sind, die man weitestgehend im Griff hat.

Wer das Prinzip „Getting Things Done“ von Davis Allen kennt, der weiss, dass ich mir beim Durcharbeiten meiner Notizen einige Prinzipien von seinem System übernommen habe (z.B. den nächsten Schritt zu definieren). Wer vertiefend in diese Prinzipien einsteigen möchte, dem empfehle ich deshalb seine beiden Bücher „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ und „So kriege ich alles in den Griff“. Eine modifizierte Form des Konzeptes hat Minimalimus-Blogger Leo Babauta mit seinem „Zen to Done“ entwickelt. Hier gibt es das kostenlose eBook dazu.

Damit bin ich am Ende der Serie „Superbuch-Guide für unerschrocken Handschriftliche“. Ich freue mich sehr, wenn du Inspiration und Nutzen aus den einzelnen Beiträgen ziehen konntest!

11 Kommentare

  1. Liebe Frau Momo,

    ich fand die Reihe ganz wunderbar! Jetzt möchte ich am liebsten gleich anfangen, meine Notizen durchzuarbeiten. Aber erstmal gönne ich mir eine Mütze Schlaf. 🙂

    Lieber Gruß,
    Philipp

  2. Danke für deine Serie und deine Mühe. In meinem „Superbuch“ verwende ich für TODO-Listen die Methode AutoFocus bzw. SuperFocus von Mark Forster. Beste wo gibt 🙂
    Für Bereiche die ich schützen will, schreibe ich meine Notizen in einer leicht erlernbaren Kurzschrift, der Stiefografie. So haben neugierige Nasen keinen Durchblick.

    • Ich danke für deine wertvollen Hinweise!

      Das AutoFocus-Prinzip kannte ich noch nicht. Beim Durchlesen merkte ich jedoch, dass diese Methode teilweise anwende. Es braucht, wie Forster auch schreibt, etwas „Mumm“, um dieser Vorgehensweise zu trauen. Aber ich bin nun motiviert, diese gezielt in Gänze einmal auszuprobieren.

  3. Ich versuche seit einiger Zeit auch, etwas minimalistischer zu leben, und habe nun bei dir diese Reihe mit dem Superbuch entdeckt. Das ist ja genial! Endlich weiß ich, was ich mit meinen vielen leeren Kladden und Notizbüchern mache und wie ich sie sinnvoll verwenden kann! Ja, ich gehöre leider auch zu denjenigen, die schönen Notizbüchern bislang selten widerstehen konnten, und dann lagen und liegen sie bei mir im Schrank herum und ich hatte keine Idee, wozu ich sie überhaupt verwenden soll. Vielen Dank für die wertvollen Hinweise, klasse!

    • Liebe Ronja

      Bis heute lösen schöne Notizbücher einen Kaufimpuls bei mir aus … und manchmal gebe ich ihm nach. Das ist eine meiner Inseln des Begehrens. Zurzeit nutze ich überwiegend Din A4 College-Hefte, um die immense Menge an Gedanken & Ideen, die ich pro Tag so produziere, festzuhalten.

      Ich merke immer wieder, wie überaus nützlich es ist, sich bei seinen Notiz-Management an bestimmte Regeln zu halten – sonst gehen viele gute Ideen flöten oder führen ein einsames Dasein in alten Superbüchern.

      Ich freue mich, dass du Impulse aus meinen Texten gezogen hast.

      Herzlich,

      Barbara / Frau Momo

      • Lliebe Barbara,

        was machst du eigentlich mit deinen alten Superbüchern? Hebst du die alle auf? Oder entsorgst du nach einiger Zeit welche davon, wenn alles darin sozusagen erledigt, abgehakt, übertragen oder sonstwie „bearbeitet“ worden ist?Ich habe ein bißchen die Schreckensvision, dass bei schreib- und gedankenfreudigen Menschen irgendwann ein großes Regal voll alter und gefüllter Notizbüchern herumsteht, und man sich nicht davon trennen kann/will, weil es so sehr persönliche Aufzeichnungen sind. Superbücher = neue (An-)Sammlung? Wie siehst du das für dich?

        Herzliche Grüße

        Ronja

        • Liebe Ronja,

          das ist eine interessante Frage!

          Superbücher sind wie Tagebücher. Es ist äußerst aufschluss- und vor allem emotionsreich alte Superbücher durchzublättern. Deshalb bewahre ich sie auf.

          Die jüngeren Bücher stehen bei mir im Regal, bis sich irgendwann (nach ca. einem Jahr) eine Gelegenheit ergibt, sie auf den Boden zu tragen. Dort bewahre ich sie in einem Umzugskarton auf und es braucht seine Zeit, bis so ein Umzugskarton gefüllt ist. Will sagen: Sie nehmen gar nicht so viel Platz ein.

          Ich habe, als ich Anfang dreizig war, alle meine Tagebücher, Poesiealben und ähnliches entrümpelt. Das würde ich nicht noch einmal machen. Diese Entrümplungsaktion bedaure ich, gerne würde ich ab und an etwas nachlesen oder nachschlagen.

          Herzlich,

          Barbara

  4. Ich habe meine ersten Bücher aufgehoben, weil sie mir zu schade waren wegzuwerfen. Aber mal ehrlich: Wann schaut man da noch mal rein? Einkaufslisten, Elternabende, alte to-do Listen…
    Irgenwann hats mich gepackt und ich hab sie geschreddert. Schließlich bin ich kein Sammler 😉

    • Ich notiere mir immer noch recht persönliche Sachen in mein Superbuch. Gedanken und Gefühle, die mir kommen, wenn ich unterwegs bin oder auch kurze Textentwürfe. Dies, zusammen mit den To-Do-Listen und weiteren Notizen, spiegelt die Atmosphäre wieder, in der ich mich befinde. Wenn ich alte Superbücher durchblättere, wird die Lebenssituation von damals wie wieder lebendig. Ich mag das sehr. Deshalb bewahre ich sie (noch) auf.

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